E-Mails, Dokumente, Teams-Dateien: In vielen kleinen Unternehmen liegt der Arbeitsalltag komplett in Microsoft 365. Oft herrscht dabei die Annahme, die Daten seien „in der Cloud“ automatisch gesichert. Das stimmt nur zum Teil. In diesem Ratgeber erklären wir, was Microsoft abdeckt, wo die Lücken liegen und wie Sie Ihre Datensicherung sinnvoll aufstellen.
Was Microsoft 365 schon mitbringt
Microsoft betreibt seine Dienste mit hoher Ausfallsicherheit und bietet mehrere Möglichkeiten, Gelöschtes zurückzuholen:
- Exchange Online (E-Mail): Endgültig gelöschte Elemente bleiben standardmäßig 14 Tage wiederherstellbar. Administratoren können diese Frist je Postfach auf höchstens 30 Tage verlängern.
- SharePoint und OneDrive: Gelöschte Dateien liegen 93 Tage im Papierkorb, gerechnet ab dem Löschen am ursprünglichen Ort.
- OneDrive ausgeschiedener Mitarbeitender: Das Konto bleibt standardmäßig 30 Tage erhalten; die Frist lässt sich im SharePoint Admin Center ändern. Danach wandert es in den Papierkorb der Websitesammlung, wo es weitere 93 Tage liegt.
Das sind wertvolle Sicherheitsnetze, und Microsoft schützt zusätzlich den Betrieb seiner Dienste. Für die eigenen Inhalte bleibt aber das Unternehmen verantwortlich: Die Wiederherstellungsfunktionen sind Teil von Microsoft 365, haben begrenzte Fristen und ersetzen keine unabhängig verwaltete Sicherung. Auch Aufbewahrungsrichtlinien und eDiscovery dienen vor allem Compliance-Zwecken und sind kein vollständiger Ersatz für ein Backup.
Wo die Lücken liegen
Versehentliches Löschen, das zu spät auffällt
Fällt erst nach Monaten auf, dass ein Ordner oder ein Postfach fehlt, sind die genannten Fristen womöglich längst abgelaufen.
Ausgeschiedene Mitarbeitende
Wird ein Konto gelöscht, laufen Fristen für Postfach und OneDrive. Wer erst später nach einem alten Angebot oder Vertrag sucht, findet ihn unter Umständen nicht mehr.
Schadsoftware und Fehlbedienung
Wird ein Gerät verschlüsselt, kann die Synchronisierung veränderte Dateien in die Cloud übertragen. Versionsverläufe helfen oft, aber nicht in jedem Fall, und bei vielen betroffenen Dateien wird die Wiederherstellung aufwendig.
Übernommene Konten
Mit gestohlenen Zugangsdaten lassen sich Daten auch absichtlich löschen. Eine Sicherung außerhalb des betroffenen Kontos bleibt davon eher unberührt. Mehr dazu im Ratgeber IT-Sicherheit für Unternehmen einfach erklärt.
Die 3-2-1-Regel als Orientierung
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nennt in seinen Vorschlägen zu Business-Continuity-Strategien die 3-2-1-Regel als empfehlenswerte Backup-Strategie:
- 3 aktuelle Versionen wichtiger Dateien,
- auf 2 verschiedenen Medien,
- davon mindestens 1 an einem weiteren Ort.
Zum Schutz vor Erpressungstrojanern rät das BSI außerdem, zumindest eine Kopie offline zu halten, also nach der Sicherung von den übrigen Systemen zu trennen.
So stellen Sie die Sicherung auf
- Bestand klären: Welche Daten liegen wo – Postfächer, OneDrive, SharePoint, Teams? Was wäre bei Verlust wirklich kritisch?
- Ziele festlegen: Wie viel Datenverlust ist vertretbar, und wie schnell müssen die Daten wieder verfügbar sein? Daraus ergibt sich, wie oft gesichert wird. Prüfen Sie auch den Umfang: Kalender, Kontakte, Gruppenpostfächer, Teams und Berechtigungen.
- Werkzeug wählen: Für Microsoft 365 gibt es spezialisierte Backup-Dienste, die Postfächer und Dateien automatisch in einen getrennten Speicher sichern. Achten Sie auf Speicherort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und einfache Wiederherstellung einzelner Elemente.
- Zugriff trennen: Das Backup braucht eigene Zugangsdaten mit Zwei-Faktor-Anmeldung. So kann jemand, der ein Microsoft-Konto übernimmt, nicht zugleich Daten und Backup löschen.
- Verschlüsseln: Das BSI empfiehlt verschlüsselte Sicherungen. Bewahren Sie die Schlüssel getrennt und zugriffsgeschützt auf.
- Wiederherstellung testen: Der wichtigste Schritt. Eine laufende Sicherung beweist noch nicht, dass sich die Daten auch zurückspielen lassen.
- Abläufe festhalten: Wer prüft die Sicherung? Was passiert beim Austritt von Mitarbeitenden? Wer wird im Notfall angerufen?
Checkliste für den Test
- Lässt sich eine einzelne gelöschte E-Mail wiederherstellen?
- Lässt sich ein ganzer Ordner aus SharePoint oder OneDrive auf einen früheren Stand zurücksetzen?
- Wie lange dauert die Wiederherstellung eines kompletten Postfachs?
- Meldet das System, wenn eine Sicherung fehlschlägt, und liest diese Meldung jemand?
- Kommt eine zweite Person im Notfall ohne Sie an das Backup?
Häufige Fragen
Reicht der Papierkorb nicht aus?
Für das schnelle Zurückholen ja, als alleinige Sicherung nicht: Die Fristen sind begrenzt, und bei einer Kontoübernahme kann auch der Papierkorb betroffen sein.
Ist OneDrive selbst schon ein Backup?
Nein. OneDrive synchronisiert Dateien. Änderungen und Löschungen werden dabei übernommen. Der Versionsverlauf hilft oft weiter, ersetzt aber keine getrennte Sicherung.
Müssen auch Teams-Inhalte gesichert werden?
Dateien aus Kanälen liegen in SharePoint, Dateien aus Chats im OneDrive der teilenden Person. Die Chatnachrichten selbst sind anders gespeichert. Prüfen Sie deshalb, welche Teams-Inhalte Ihr Backup-Dienst tatsächlich erfasst.
Wie oft sollte die Wiederherstellung getestet werden?
Das BSI empfiehlt, die Wiederherstellbarkeit regelmäßig zu überprüfen, nennt aber keinen festen Abstand für alle. Als eigene Orientierung kann ein Test pro Quartal dienen, zusätzlich nach größeren Änderungen.
Fazit
Microsoft 365 bietet gute Sicherheitsnetze, aber mit begrenzten Fristen. Wichtige Unternehmensdaten gehören zusätzlich in eine getrennte, verschlüsselte und getestete Sicherung. Ob die Einrichtung zu Ihrem Büro passt, klären wir gern bei unserem IT-Service. Eine Einordnung zur Cloud allgemein gibt der Ratgeber Cloud-Lösungen für Unternehmen. Schreiben Sie uns einfach, was bei Ihnen im Einsatz ist.
Quellen: Microsoft: Recoverable Items in Exchange Online (öffnet neues Fenster), Microsoft: Datenresilienz SharePoint und OneDrive (öffnet neues Fenster), Microsoft: OneDrive-Aufbewahrung und Löschung (öffnet neues Fenster), BSI: Maßnahmenkatalog Ransomware (öffnet neues Fenster), BSI: Vorschläge zu BC-Strategien (öffnet neues Fenster) (abgerufen am 09.11.2026).
